Zoals hierboven vermeld zijn de gesprekken tot besluitvorming gevoerd binnen de verschillende entiteiten:
- federaties Groeninge & St.-Amandus samen,
- federatie Hoog-Kortrijk en de parochies St.-Elisabeth en St.-Jan,
- pastorale eenheid Edith Stein
- pastorale eenheid St.-Marcus.
De gevolgde werkwijze is deze voorzien door de Vlaamse bisschoppen en het kerkelijk recht. De voorgeschreven en gevolgde werkwijze is zeer participatief en maakt ruimte voor gesprek en overleg. Dit wil zeggen dat per entiteit de pastoor, respectievelijk deken E.H. Geert Morlion, E.H. Guido Cooman, E.H. Marc Dhondt, E.H. Wim Seynaeve, samen met hun teams en/of stuurgroep de verantwoordelijkheid dragen. De Kerkfabrieken en de twee Centrale Kerkbesturen waren intens betrokken in de dialoog. In een aantal entiteiten werden ook gesprekken georganiseerd met de kerkgangers (open vergadering; consult van de parochieraad). Er was geregeld contact en ook overleg met de diocesane verantwoordelijken (concreet: drie overlegmomenten tussen Kerkenplan 1.0 en 2.0). In het geheel kan gezegd worden dat de gesprekken over Kerkenplan 2.0 gedurende het werkjaar 2017-2018 op elke agenda van zowel de teams, parochieraden als kerkfabrieken gekomen zijn.
Op geregelde tijdstippen werd teruggekoppeld naar de stad. Dit gebeurde formeel op volgende momenten:
Op 3/10/2017 was er een overleg in aanwezigheid van de vier pastoors, de voorzitters van de Centrale Kerkbesturen (dhr. Patrik Vergote en dhr. Rik Dekyvere), de schepenen Wout Maddens en Kelly Detavernier, Mathieu Desmet (stadsarchitect) en Dieter Delbaere (urbain architectencollectief).
Op 20/02/2018 was er met dezelfde groep een nieuw overleg. Op deze vergadering was dhr. Rik Dekyvere (CKB Rand) verontschuldigd.
Op 14/03/2018 was er een overleg omtrent de stand van zaken met betrekking tot de entiteiten:
- federaties Groeninge & St.-Amandus samen,
- federatie Hoog-Kortrijk en de parochie St.-Elisabeth.
Daarbij waren de deken E.H. Geert Morlion en E.H. Guido Cooman vertegenwoordigd, naast dhr. Patrik Vergote (CKB Centrum), de schepenen Wout Maddens en Kelly Detavernier, Mathieu Desmet (stadsarchitect) en Dieter Delbaere (urbain architectencollectief).
Op 20/04/2018 was er een overleg omtrent de stand van zaken in de pastorale eenheid Edith Stein in aanwezigheid van E.H. Marc Dhondt, Rik Dekyvere (CKB Rand), de schepenen Wout Maddens en Kelly Detavernier, Mathieu Desmet (stadsarchitect) en Dieter Delbaere (urbain architectencollectief).
Op 18/05/2018 was er een coördinatievergadering met bespreking van de grote principes van het Kerkenplan fase 2. De vergadering gebeurde in aanwezigheid van dhr. Patrik Vergote namens het CKB Stad, schepenen Wout Maddens en Kelly Detavernier en stadsarchitect Mathieu Desmet namens de stad, de vier pastoors en Dieter Delbaere (urbain architectencollectief).
Naast deze formele coördinatievergaderingen waren er verschillende informele overlegmomenten.